Les 07 étapes de la soumission à un appel d’offre en Algérie

Un appel d’offre permet de tomber sur le bon partenaire pour l’exécution d’un service ou d’une prestation. Cependant, pour améliorer ses chances de trouver le meilleur fournisseur et de pas avoir de désenchantement, il est primordial d’établir un cahier des charges: le commanditaire précise alors ses exigences dans un document détaillé et bien structuré. Libre ensuite aux entreprises de soumettre une offre, si elles pensent être  en mesure d’y répondre correctement. Mais encore faut-il savoir sélectionner les appels d’offres de manière rentable pour augmenter ses chances de réussite sans y passer beaucoup de temps. Voici les 07 étapes pour soumissionner aux appels d’offres et consultations.

Sommaire

Appel d’offre: définition, formes et composants de l’avis d’appel d’offres:

Définition de l’appel d’offre:

C‘est la procédure qui vise à obtenir les offres des soumissionnaires entrant en concurrence  pour répondre aux besoins de l’entreprise commanditaire, cette dernière attribue le marché au soumissionnaire qui présente l’offre économiquement la plus avantageuse sur la base de critères de choix établis auparavant au lancement de la procédure.

Formes d’appels d’offres: 

L’appel d’offres peut être national ou international ou les deux simultanément, il se subdivise en cinq différentes formes:

• L’appel d’offres ouvert ;
• L’appel d’offres restreint ;
• L’appel d’offres avec exigences de capacités minimales ;
• L’appel d’offres de présélection ;

Les éléments de l’avis d’appel d’offre:

 L’avis d’appel d’offres est écrit en langue arabe et, au moins, dans une autre langue. Il est publié obligatoirement dans le bulletin officiel des marchés de l’opérateur public (BOMOP) et, au minimum, dans deux quotidiens nationaux, diffusés au niveau national.

Selon l’article n°62 du décret présidentiel n°15-247:« L’avis d’appel d’offre doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

• La dénomination et l’adresse ainsi que le numéro d’identification fiscale (NIF) du service contractant ;
•  Le mode d’appel d’offres;
• Les conditions d’éligibilité ou de présélection ; 
• L’objet de l’opération ;
• la liste sommaire des pièces exigées avec un renvoi aux dispositions y afférentes du cahier des charges pour la liste détaillée ; 
• La durée de préparation des offres et le lieu de dépôt des offres ; 
• La durée de validité des offres ; 
• La caution de soumission, s’il y a lieu ; 
• La présentation des offres sous pli cacheté avec mention « A n’ouvrir que par la commission d’ouverture des plis et d’évaluation des offres» et les références de l’appel d’offres ;
• le prix de la documentation, le cas échéant.»

Les différentes étapes de soumission à un appel d’offres:

 

 

1. Recherche des appels d’offres sur des plateformes dématérialisées des appels d’offres.

Cette étape est fondamentale, car pour avoir accès aux différents appels d’offres publiés quotidiennement, il faut d’abord s’inscrire sur des plateformes dématérialisées de marchés publics;   des plateformes sécurisées qui proposent un service d’intermédiaire qui met en relation l’acheteur et le fournisseur.

Plusieurs plateformes sont aujourd’hui présente sur le marché algérien, parmi eux la plateforme Rhinotenders; l’outil numéro 1 pour gagner des marchés.

Découvrez notre article sur: la dématerialisation des appels d’offres.

2. Retrait du cahier de charges:

Définition du cahier de charges.

La préparation d’un appel d’offre amène à élaborer un cahier de charges; il s’agit d’un document qui décrit en détail et de façon  claire et bien structurée le besoin du commanditaire sur trois plans: administratif, technique et financier.

Ce cahier de charge constitue l’élément central des appels d’offres, il se compose des éléments suivants:

• Du besoin du commanditaire ;
• Des fonctionnalités du produit ou service ;
• Des contraintes ;
• Du mode d’évaluation ;
• Du dossier administratif ;
• Des exigences techniques attendues ;
• De la présentation de l’offre financière ou commerciale.

Ce document doit être contrôlé et validé en interne par la commission des marchés publics du maître d’ouvrage, dans le but de faire respecter ces trois points:

1. L’accès libre à la commande publique ;
2. La transparence des procédures ;
3. L’égalité de traitement des candidats.

Retrait du cahier de charge: 

Pour le retrait du cahier de charge, le soumissionnaire doit d’abord se présenter à l’adresse communiquée sur l’avis d’appel d’offre et fournir les documents ci-après:

• Frais de retrait: frais fixé par le commanditaire qui doit être payé lors du retrait, qui peut être payé sous plusieurs formes:
  • Par virement bancaire en fournissant l’ordre de versement.
  • En espèces contre une quittance de paiement.
• Cachet de l’entreprise: le soumissionnaire doit être muni du cachet de l’entreprise afin de signer le registre de retrait.
• La procuration: Le retrait s’effectue par le représentant légal du soumissionnaire ou par toute autre personne conformément autorisé à l’appui d’une procuration qui doit être valable, claire et doit contenir le cachet officiel du soumissionnaire.

De plus, toute personne qui désire retirer le cahier de charges doit apporter:

• Sa pièce d’identité.
• Copie du registre de commerce.
• Un flash-disque.
• Le prix du cahier en liquide.
• L’avis d’appel d’offres imprimé.
•  

La durée et le lieu de retrait du cahier des charges :

Le retrait se fait dès la parution de l’avis d’appel d’offres.

Généralement, le délai pendant lequel un cahier des charges peut être retiré correspond au délai de préparation des offres. Pour les projets importants, le cahier des charges peut envisager un délai de retrait inférieur à celui de la préparation des offres, et ce pour les besoins de la procédure d’éclaircissement du cahier des charges.

2. Préparation de l’offre:

La durée de préparation des offres est fixée en fonction de plusieurs facteurs tels que la complexité de l’objet du marché et le temps indispensable pour la préparation des offres et leur acheminement.

Le commanditaire peut prolonger la durée de préparation des offres, quand la situation le justifie. Dans ce cas, il en informe les soumissionnaires par tout moyen. 

Les offres doivent contenir un dossier de candidature, une offre technique et une offre financière. Ces derniers doivent être insérés dans des enveloppes séparées et cachetées, indiquant la dénomination de l’entreprise, la référence et l’objet de l’appel d’offres ainsi que la mention « dossier de candidature» , « offre technique» ou «offre financière», selon le cas. Ces enveloppes sont ensuite mises dans une autre enveloppe cachetée et anonyme, comportant la mention « n’ouvrir que par la commission d’ouverture des plis et d’évaluation des offres  – appel d’offres n° l’objet de l’appel d’offres».

Le dossier de candidature :

une déclaration de candidature dans laquelle le soumissionnaire atteste que:

• Il n’est pas exclu ou interdit de participer aux marchés publics,
• Il n’est pas en redressement judiciaire et que son casier judiciaire porte la mention “ néant”,
• Il est en règle avec ses obligations fiscales, parafiscales,
• Il est inscrit au registre de commerce ou au registre de l’artisanat et des métiers,
• Il a effectué le dépôt légal des comptes sociaux, pour les sociétés de droit algérien ; 
• Détient un numéro d’identification fiscale.

L’offre technique:

• Une déclaration à souscrire.
• Tout document permettant d’évaluer l’offre technique: mémoire technique justificatif.
• Une caution de soumission.
• Le cahier des charges portant à la dernière page, la mention manuscrite “ Lu et accepté”.

L’offre financière comporte:

• La lettre de soumission ; 
• Le bordereau des prix unitaires (BPU) ;
• Le détail quantitatif et estimatif (DQE) ;
• La décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF). 

Le commanditaire peut demander dans l’offre financière, les documents qui suivent: 

• Le sous-détail des prix unitaires (SDPU) ;
• Le devis descriptif et estimatif détaillé (DDED).

Le commanditaire ne doit pas obliger les candidats ou soumissionnaires à fournir des documents certifiés conformes à l’original, il ne doit l’exiger sauf à l’attributaire du marché public.

Le commanditaire peut demander aux soumissionnaires ou aux candidats; des échantillons de leurs offres et doit préciser dans le cahier des charges: la modalité de leur présentation , évaluation ainsi que restitution.

4. Dépôt des offres: 

Il est primordial d’instaurer un système fiable et sûr garantissant le caractère confidentiel des offres, afin d’anticiper toute possibilité de fraude et de falsification de cette dernière, et de mettre en sûreté les informations commercialement sensibles contenues dans les offres. La dématérialisation des appels d’offres reste le meilleur moyen pour assurer cette confidentialité.

Les offres sont déposées sous format papier sous pli scellé. Les offres financières et techniques sont envoyées sous plis séparés. Pour les offres financières, elles sont uniquement ouvertes lorsque le soumissionnaire a passé l’évaluation technique, et l’ouverture des plis s’effectue publiquement pour éviter toute possibilité de falsification de l’offre.

5.Ouverture des plis et évaluations des offres:

Une fois le délai indiqué sur les appels d’offres passé, le processus de traitements des offres commence par une réunion de la COPEO (commission d’ouverture des plis et d’évaluation des offres), cette réunion se produit en deux phases :

• L’ouverture des plis qui est publique. (Examen de la convenance de la soumission).
• L’évaluation des offres qui se fait à huis clos (faire le choix du soumissionnaire qui a présenté l’offre économiquement la plus avantageuse) selon le barème d’évaluation indiqué sur le cahier des charges.

6. Résultat de l’appel d’offre:

Une fois le délai consacré à l’ouverture et l’évaluation des appels d’offres passé, ce processus peut parvenir à plusieurs résultats: 

• Le marché est attribué : choix d’un fournisseur ayant acquis la meilleure note, auquel le commanditaire publie une annonce «Avis d’attribution provisoire» dans deux journaux nationaux, avec certaines indications obligatoires. Cette publication ouvre la voie aux recours possibles, les soumissionnaires non retenus auront droit à 10 jours à compter de la publication pour établir leurs recours.
• Le marché n’est pas attribué : et cela peut être pour deux différentes raisons;

Infructosité: pas de soumissionnaires, aucun soumissionnaire ne répond aux critères du cahier des charges…) 

Annulation: Pour des raisons internes au commanditaire.

Dans ces deux cas de figures, le commanditaire doit en faire la publicité, dans les mêmes formes que l’appel d’offres.

Une fois le délai aux recours fini, la commission des marchés  se réunit pour décider sur l’attribution définitive du marché.

7. Exécution du marché :

L’achèvement du marché s’applique par la notification de l’attribution du marché au cocontractant retenu( fournisseur), en deuxième lieu il sera procédé à la signature du marché ou du contrat et la notification d’un ODS (ordre de service) de début des travaux de fournitures ou de prestation de service.

L’exécution de la charge mène à un suivi sévère de cette étape, que ce soit en matière de qualité de la prestation ou en matière de respect des délais en se conformant aux dispositions du contrat liant les deux parties. Ce suivi donne place au paiement des situations de travaux ou autres, soit l’établissement d’un procès-verbal de réception provisoire ou définitif selon les termes décidés dans le marché.

Conclusion:

Les appels d’offres sont considérés comme un levier de chiffre d’affaires. Cet appel à prestations B-to-B permet de comparer différentes propositions techniques de prestataires tout en étant au fait de la réglementation en vigueur. Cependant, avant de soumissionner à un appel d’offre ou à une consultation, les entreprises ont tout intérêt à bien connaître les règles qui gèrent ces contrats, de plus cette soumission nécessite des compétences et capacités spécifiques.

Maintenant que vous connaissez toutes les étapes pour participer à un appel d’offres, vous pouvez préparer votre offre soigneusement sans faire la moindre erreur.

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Et si vous avez besoin d’aide pour répondre aux appels d’offres, n’hésitez pas à solliciter de l’aide de Rhinotenders.com !

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